A Vizsgaközpont felelősséget vállal az általa megszervezett szakmai vizsga és képesítő vizsga megfelelőségéért.
A vizsgaközpont biztosítja, hogy a vizsgáztatási folyamatban vele együttműködő személyek és szervezetek szakmailag megfelelőek, és teljesítik azokat a jogszabályban előírt és a vizsgaközpont belső szabályzataiban megfogalmazott előírásokat, melyek a vizsga sikeres és jogszerű lebonyolításához szükségesek.
A vizsgaközpont biztosítja, hogy az együttműködési megállapodás megkötése előtt az együttműködő partnerekkel megismerteti az Adatvédelmi szabályzatát és Etikai és Magatartási Szabályzatát, annak érdekében, hogy a titoktartásra és érdekellentétre vonatkozó elvárásoknak meg tudjanak felelni az együttműködés folyamán.
Ennek érdekében a szerződés, együttműködési megállapodás, megbízás megkötése előtt a potenciális partner a felállított követelmények teljesítése szempontjából átvizsgálásra kerül. A vizsgáztatási folyamatba bevont együttműködő személyt és szervezetet éves rendszerességgel értékeljük.
Együttműködő partnerek:
- vizsgaelőkészítésben részt vevő személyek, együttműködő szervezetek / szakértők (vizsgafeladat készítő és vizsgafeladat bíráló szakértők)
- vizsga lebonyolításában részt vevő személyek / vizsgabizottsági tagok és egyéb személyek,
- vizsgahelyszínt biztosító partnerek,
- további a tanúsítási folyamat sikeres szervezése, lebonyolítása érdekében szükség szerint bevont személyek, szervezetek.
Kiválasztási folyamat
- A vizsgaközpont a vonatkozó jogszabályi előírások és vonatkozó Képzési és Kimeneti Követelmények, Programkövetelmények és saját belső szabályzatai alapján rögzíti az elvárt követelményeket.
- A követelmények meglétét a Vizsgaközpont a bekért adatok, dokumentumok átvizsgálásával, szükség szerint helyszíni szemle lefolytatásával ellenőrzi.
- Amennyiben a követelmények teljesülnek, a vizsgaközpont vezetője dönt az együttműködési megállapodás / keretmegállapodás megkötéséről.
- A jóváhagyott személy, szervezet felkerül a Jóváhagyott partnerek listájára (pl.: szakértői adatbázis / lista, vizsgáztatói adatbázis / lista, jegyzői adatbázis / lista, vizsgahelyszínek jegyzéke / listája).
A vizsgaközpont a vizsgáztatási folyamatban részt vevő személyekről nyilvántartást vezet, amely tartalmazza az együttműködésben részt vevőkre vonatkozó személyi információkat (név, lakcím, telefonszám, e-mail cím) a képzettségeket, képzéseket, szakmai tapasztalatot, szakterület, szakképzettséget, , továbbá a Vizsgaközpont által kibocsátott nyilatkozatok (adatvédelmi; pártatlansági, összeférhetetlenségi és titoktartási; rendelkezésre állási) átadásának és megismerésének tényét, illetve és az ismert érdekellentéteket.
A vizsgán közreműködő személyzettel (teremfelügyelő, folyósófelügyelő, berendezések működtetésért felelős) szemben támasztott követelményeinek teljesüléséről a vizsgahelyszín köteles nyilatkozni. Kizárólag a nyilatkozat (és szükség szerint a nyilatkozatot alátámasztó dokumentumok) beérkezését követően történik a vizsgán közreműködő személyek megbízása. A megbízást adott feladatra az érintett személynek a vizsgaközpont vezetője adja.
A Vizsgaközpont a vizsgahelyszínnel szemben támasztott követelmények, tárgyi feltételek teljesüléséről a bekért dokumentumok, illetve szükség szerint (szakmaspecifikus gépek, berendezések) helyszíni szemle keretében győződik meg a megállapodás megkötését megelőzően. A vizsgaközpont fenntartja a jogot, hogy a vele kapcsolatban álló vizsgahelyszíneket ellenőrizhesse. A vizsgahelyszínek kötelessége a vizsga szempontjából releváns változásokat haladéktalanul bejelenteni.
Értékelési folyamat
A jóváhagyott személyek, partnerek, vizsgahelyszínek munkáját a vizsgaközpont évente dokumentáltan értékeli.
Az értékelés eszközei:
- a kapcsolódó vizsga során tapasztalt dokumentált nem megfelelőségek,
- a tanúsított személyek visszajelzései, esetleges panaszai,
- elégedettség mérő kérdőívek visszajelzései,
- a hatósági visszajelzések,
- a helyszíni szemlék tapasztalatai,
- vizsgadokumentum szúrópróbaszerű ellenőrzéseinek észrevételei,
- belső audit észrevételei,
- az adott feladat ellenőrzése, használata során felmerült észrevételek (vizsgafeladatok kidolgozásakor a figyelemmel kísérés értékelés része az elvégzett munka adott szempontok szerinti megfelelőségének ellenőrzése; ezen túlmenően a vizsgabizottság tagjainak, illetve a vizsgázóknak a visszajelzése is).
Az elvégzett munka átvételére a vizsgaközpont vezetője jogosult.
Ellenőrzések, bejelentések, visszajelzések alkalmával azonosított nem megfelelőség esetére a vizsgaközpont kivizsgálást végez, illetve intézkedést kér az együttműködő partnertől. Meghozott intézkedések hatékonyságáról a vizsgaközpont visszaellenőrzéssel győződik meg.
Súlyos, a vizsgáztatás folyamatára, a törvényességre, pártatlanságra, titoktartásra, érdekellentétre közvetlen hatással lévő nem megfelelőség esetén az együttműködést felfüggesztjük. Amennyiben a problémát és annak okát nem szüntetik meg határidőre, illetve az ismétlődően előfordul, úgy vizsgaközpont vezetője a partnert a jóváhagyott listáról törli.
Abban az esetben, ha az éves teljesítményértékelés során az együttműködő partner „nem megfelelő” minősítést kap, úgy szintén kikerül a jóváhagyott partnerek listájából.
Együttműködési megállapodás, szerződés megkötésére a vizsgaközpont vezetője jogosult. Az éves értékelést a vizsgaközpont vezetője végzi a vezetőségi átvizsgálás részeként.
Mellékletek
M501. Vizsgáztatásban részt vevő személyek kiválasztásának követelményei
M502. Vizsgafeladat készítő szakértők kiválasztásának követelményei
M503. Vizsgahelyszínek kiválasztásának követelményei
M504. Együttműködő partnerek értékelése (formanyomtatvány minta)
M505. Kompetencia-mátrix